Офис 2.0: виртуальное рабочее пространство как преимущество для бизнеса

О том, как он помогает оптимизировать рабочие процессы, поддерживать эффективные коммуникации внутри команды и выстраивать качественный диалог с партнерами — в материале properm.ru.

Острый дефицит кадров и различные ограничения являются серьезным вызовом для многих предпринимателей. Чтобы удерживать позиции и развиваться, предприниматели ищут разные решения, которые сделают их бизнес эффективным и гибким. Например, трансформируют рабочие процессы, подключаясь к SaaS-системе. Эта популярная модель программного обеспечения позволяет разместить все необходимые для организации данные и сервисы в облачном хранилище и получать к ним онлайн-доступ 24/7 из любой точки планеты. При этом потребителю не нужно тратить время и средства на установку оборудования, поддержку его работоспособности и обновление программного обеспечения. Именно с помощью SaaS в России стало возможным создание виртуального офиса, в котором одновременно могут трудиться специалисты из разных городов и стран. Что это за формат и легко ли поставить свою компанию на интернет-рельсы, разберемся с Яндекс 360 для бизнеса.

Технологии этой цифровой среды содержат в себе одиннадцать дополняющих друг друга сервисов, собранных на одной виртуальной площадке. Вместе они заменяют полноценный офис: помогают создавать документы, планировать дела, вести коммуникацию. Словом, настоящий офис, только онлайн.

Почта

Электронная почта с собственным доменом организации позволяет выстраивать корпоративное взаимодействие с сотрудниками и клиентами, вести общую адресную книгу и календарь.

Диск для хранения файлов

Облачное хранилище для бизнеса подразумевает умный поиск необходимой информации, легкую и быструю загрузку файлов любого формата, обмен ими, возможность сканирования документов и защиту данных: файлы могут видеть только те сотрудники, у которых к ним есть доступ. Диск работает без интернета — все загруженные материалы из раздела «Офлайн» можно открыть вне сети.

Календарь

Построение рабочих графиков, оценка и планирование занятости команды, — все это и многое другое доступно как руководителю, так и сотрудникам виртуального офиса.

Мессенджер

Все сотрудники онлайн-офиса имеют доступ к бизнес-мессенджеру. Им доступно большинство привычных функций, знакомых по личным приложениям для коммуникаций: расшифровка аудио, создание анонимных и открытых опросов, групповые чаты и прочие функции.

Документы

Сервис поддерживает все популярные форматы файлов и позволяет команде онлайн вести совместную работу на документацией.

Телемост

Сотрудники компании могут проводить неограниченные по длительности встречи, а также крупные конференции с возможностью подключения до 10 тысяч участников

Заметки

Итоги онлайн-встречи можно сразу фиксировать в процессе и затем отправить всем участникам по почте или в мессенджере. Сюда же можно добавлять фотографии и скриншоты.

Рассылки

Этот сервис включает конструктор писем, позволяет загружать готовые сообщения, персонализировать рассылки, анализировать эффективность (сколько писем было открыто, по каким ссылкам перешли получатели и кто отписался).

Трекер

Система управления проектами, которая помогает структурировать работу команды: ставить задачи, назначать ответственных, контролировать его выполнение в соответствии с дедлайном.

Корпоративная база знаний Вики

С помощью Вики можно структурировать информацию: собрать в одном месте инструкции и регламенты, обеспечить онлайн-доступ к ним для всех участников команды или выдать доступ только определенным сотрудникам.

Яндекс Формы

Функционал этого сервиса позволяет создавать опросы, тесты, квизы, регистрировать пользователей на мероприятия, принимать заявки и собирать обратную связь.

Все сервисы можно подключить на любом устройстве. Они надежно защищены от взлома, утечки данных и доступны только работникам компании.

Кому и зачем нужна цифровизация?

Российские и западные аналитики называют цифровизацию бизнес-процессов ключевым трендом наших дней. Перенос основных рабочих мощностей в онлайн проверено временем: в период пандемии многие компании начали переключаться на такой формат работы, чтобы не останавливать свою деятельность из-за локдауна.

Подобные изменения будут полезными абсолютно для любой отрасли. Активное внедрение онлайн-офисов происходит в торговле, строительстве, промышленности, здравоохранении и даже образовании. Так, сервисами Яндекс 360 для бизнеса пользуются уже более 130 тысяч компаний, среди которых, Иркутская нефтяная компания, сеть магазинов Desport, продуктовый ритейлер «Азбука вкуса», федеральный девелопер «ТОЧНО» и многие другие представители различных отраслей и сегментов бизнеса.

CIO Desport Зишан Нурани:

«Трансформация IT-ландшафта прошла успешно: мы перенесли большое количество данных в цифровую среду Яндекс 360 для бизнеса всего за неделю. Специалисты поддержки партнёра оперативно подключались и подсказывали, как разобраться в технических аспектах. В результате мы сохранили непрерывность бизнес-процессов и получили удобный инструмент для работы, который понятен всем сотрудникам».

Руководитель отдела сетевой архитектуры ТОЧНО Андрей Плотер:

«Мы работаем в Яндекс 360 для бизнеса с 2019 года, и за это время у нас ни разу не было проблем с доступностью сервисов. Бизнес-процессы проходят без сбоев, а сотрудники всегда имеют доступ к нужным им документам».

Преимущества виртуального офиса

Представители бизнеса — от малого до крупного — отмечают, что переход на модель виртуального офиса делает многие процессы прозрачнее и понятнее. Проще вести работу над проектами, находить нужные документы, взаимодействовать с коллективом. Положительный эффект заметен в разных категориях:

• повышается качество обслуживания клиентов,
• налаживается и автоматизируется коммуникация и другие процессы внутри самой компании,
• снижаются финансовые затраты,
• укрепляются партнерские связи.

Использование инновационных технологий — очевидное бизнес-преимущество, которое обеспечивает компании выход в число лучших в своем сегменте.

Тарифы

Яндекс 360 для бизнеса предлагает несколько тарифов, которые отличаются объемом места на Диске, количеством писем в Рассылках и подключением сервисов Вики, Трекер и Формы. Финальная стоимость зависит от количества сотрудников и потребностей компании.

Как перевезти офис на Яндекс 360 для бизнеса?

Внедрение онлайн-офиса обычно происходит в несколько этапов — миграцию можно провести как за считанные дни, так и растянуть на более продолжительный период. Клиент сам выбирает комфортный для себя план переезда. При крайней необходимости мигрировать можно всего за несколько часов и без остановки рабочих процессов в организации.

Руководитель по продажам Яндекс 360 для бизнеса Роман Королев:

«Клиенты часто сталкиваются с задачей экстренной миграции своего бизнеса в отечественный виртуальный офис. С нашей платформой это не кажется чем-то невероятным. При этом офис не прекращает свою работу, все происходит незаметно для сотрудников».

За более чем два года работы цифровой среды количество клиентов Яндекс 360 для бизнеса выросло в 10 раз. Сейчас онлайн-офисом пользуются более 130 тысяч разных компаний по всей стране.